「記載」と「記入」の違いとは？意味や正しい使い方、言い換えなどご紹介！

似たような意味で使っている「記載」と「記入」には、明確な意味の違いがあるのをご存知でしょうか。日常からビジネスシーンまでさまざまな場面で使っている言葉ですが、普段自分が正しい意味で使い分けられているか気になりますよね。この記事では、それぞれの意味と違いについて徹底解説していきます。

また、意味の違いだけでなく、例文や言い換え表現などもあわせて紹介します。メールを打つときなどに誤った使い方をしないよう、正しい意味を学んでいきましょう。

最後にはミニクイズも用意しているので、ぜひ挑戦してくださいね。

「記載」と「記入」の意味

似た意味を持つ「記載」と「記入」を誤って使わないように、両方の意味を把握しておく必要があります。両方とも「書く行為」を意味する点では共通していますが、どのように書くかや、何を書くかによって使い分ける必要があります。

以下では、両者の意味を詳しく紹介し、使い分けるポイントも説明しています。頻繁に使う言葉だからこそ、しっかりとチェックしてくださいね。

「記載」の意味

「記載」の意味は「書類などに書き記すこと」です。また、生物分類学では新種を発見して学名を発表する際に、新種の形質や特徴を記述するという意味で「記載」が使われます。

記載の「載」は「書物などに書き記す」という意味を持ちます。そのため、「記載」は単純に「書く」ことを意味するだけでなく、書類や書物などのすでに形があるものに詳しく書き込むことを表している言葉です。

また、記載した書類や書物、ウェブサイトなどは不特定多数の人に見られるという特徴もあります。

「記入」の意味

「記入」は「所定の用紙に書き入れる」という意味です。記入の「入」から分かるように、すでにあるものに書き入れる行為を指します。

例えば、申し込み用紙や官公庁の書類などのすでに決められた書類に、名前や住所などの情報を書き入れる際に「記入」を使います。

また、記入することは文字や文章である必要はなく、数字や○✖︎などの記号、レ点をいれるだけの場合も記入を使います。

2つの違いは「詳しく書く」のかどうか

書くという行為で同じような意味を持つ「記載」と「記入」ですが、2語の違いは「詳しく書く」かどうかです。

「記入」は書き入れる行為を指しているため、文章ではない数字や記号の場合でも記入と言います。一方で、「記載」は書き記す行為、つまり詳しく記すことを指しているため、ただ書くだけでは「記載する」とは言いません。

そのため、詳細に書く場合は「記載する」、ただ書くことを指す場合は「記入する」と覚えるのがいいでしょう。

「記載」と「記入」の使い方

言葉の意味について学んだ後は、例文を見て使い方をチェックしましょう。実際の使い方を見ておくことで、具体的な使用場面を想像しやすくなり理解が深まりますよ。

「記載」の例文

例文からも分かるように、「記載」は「詳細に書く行為」を指しています。また、説明書やマニュアルなど、すでに詳細に書かれている場合でも「記載」という表現を用います。

また、記載していないことは「未記載」と表します。

「記入」の例文

以上のように、「記入」は必ずしも文字や文章を書くという行為を指しているわけではありません。署名や記号などでも書き入れることがあれば、記入すると表現します。

また、記入をしていないことは「未記入」と表します。

「記載」と「記入」の同義語・言い換え

例文で実際の使い方をチェックしたら、「記載」と「記入」それぞれの同義語や言い換え表現も学んでいきましょう。同じようなニュアンスで使われる言葉を学んでおくことで、表現の幅が広がります。状況に応じて表現を変えることで、コミュニケーションの質が上がりますよ。

記述

「記述」は事実のまま正確に文章にして書き記すことを意味します。「記載」とは違い、人に見せることを前提としていませんが、文章を記す意味合いが強い言葉です。事実に基づいて、文章を書く際に適している表現です。

＜例文＞

明記

「明記」は文字の通り、はっきりと明らかに書き記すことを指す言葉です。書く目的や書き方などは関係なく、ルールや金額などを「はっきりと」書くことがポイントです。

＜例文＞

入力

「記載」「記入」などが手書きで文章を書くことを指すのに対して、「入力」はコンピュータで情報を書き込むことを指しています。パソコンにデータを入れることを指しているため、タッチパネルなどでの手入力やマイクを使った音声入力など、さまざまな方法を意味します。

＜例文＞

記録

「記録」は事柄を書き記すだけではなく、「書き残す」ことを目的とした記載のことを意味します。歴史学などにおける史料としての書類といった意味もあります。また、いい記録だけでなく、最低記録のように悪かった内容を書き残す意味でも使われます。

＜例文＞

言い換え表現も覚えておこう

「記載」「記入」の言い換え表現として、主に「書き入れる」「書き込む」などがあります。「書き入れる」は「書く」と「入れる」が合わさった言葉であり、空いているところになにかを書き加えることを指しています。

一方、「書き込む」はあらかじめ用意されている欄などに書くことを意味しています。意味合いとしては「記入」と似ており、書類に名前や生年月日などを書く際に使う言葉です。

「記載」と「記入」の英語表現

記載と記入の意味や類語などを学んだら、最後に英語表現も学んでおきましょう。英語表現を学ぶと表現方法がさらに広がり、ビジネスシーンで一目置かれたり、脳の活性化に繋がったりします。

以下でそれぞれの英語表現を紹介しているので、要チェックですよ。

「記載」の英語表現

「記載」の英語表現は、主に「write（ライト）」と「fill out（フィルアウト）」が挙げられます。

「write」には文章や文字、論文などを書くという意味があります。また、助詞を使うことで書く対象や書くことを指すことができます。「write on 〜」で「〜に書く」、「to write〜」で「〜を書く」と表現をすることができます。

「記入」の英語表現

「記入」の英語表現には、「fill out（フィルアウト）」「fill in（フィルイン）」を使います。

「fill in」は空欄を埋めるように記入するという意味があり、「fill out」には項目をすべて記入するという意味があります。アンケート用紙や申込み用紙、ネットの入力フォームに書き込む場合にこれらの英語表現が使用されます。

全問正解できる？3つのミニクイズに挑戦しよう

ここまで「記載」と「記入」の意味の違いから使い分け方を、例文や言い換え表現などから学んできました。学んだことの再確認としてミニクイズに挑戦してみましょう。

クイズに挑戦することで自分の理解度を量ることができ、脳の活性化に繋がります。ぜひ、全問正解を目指してくださいね。

クイズ①

チェックリストにタスクを＿＿＿して、進捗を追跡します。

クイズ②

資料には各項目に関する情報が詳細に＿＿＿されています。

クイズ③

プレゼントに応募するため、必要情報を＿＿＿して申し込みフォームを送信した。

答えと解説

クイズ①：記入

チェックリストにタスクを書き入れているため、所定の用紙に書くという行為を意味する記入が適切です。

クイズ②：記載

詳細な情報が書き記されていることを指しているため、詳細に情報などを書き記すことを意味する記載が正解です。

クイズ③：記入

所定の欄に必要情報を書き入れているため記入が正解です。

まとめ

「記載」と「記入」についての意味や使い分け方を学ぶことはできましたでしょうか。普段から頻繁につかう言葉だからこそ、ちゃんと使い分けられるようになりたいですよね。

意味を把握した上で言葉を使うことができると、一目置かれるようになるはず。早く身に着けられるよう、普段から積極的に「記載」と「記入」を使ってくださいね。