引き継いだUSBがごちゃごちゃ!子ども会など役員資料のファイル整理のコツ

引き継いだUSBがごちゃごちゃ!子ども会など役員資料のファイル整理のコツ
投稿日: 2022年3月26日 更新日: 2022年3月26日
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愛知県北名古屋市在住のライフオーガナイザー®︎ 井上 有希です。 『...
春ですね。
入学や進級と一緒にやってくるのが、、、役員仕事。
自治会やPTA、子ども会などの資料を引き継いだら、似たファイルがいっぱいあるのに、欲しい資料が見つからない。
ファイルを整理して、役員仕事をもっと快適にしましょ♪

理想は3クリックで欲しいファイルが見つかること!

理想は3クリックで欲しいファイルが見つかること!

散らかっているUSBの中は、いわば「ざっくりボックスに入れっぱなし」の状態。
写真もフォルダーも、使うたびにポイポイ入れていったのでしょう。
このままでは取り出しにく戻しにくい、そして次に引き継ぐ方が管理するのも大変です。

まずはツリー上に表した階層を意識することが大事。
ファイル整理の場合、大分類(この場合USB自体)、中分類、小分類の第三階層までにまとまるようにゴールイメージを決めましょう。

そうすると、3回のクリックで探したいファイルが見つかります。

なお、細かく分類しすぎると管理も大変なので、フォルダーをたくさん使いすぎないように気をつけてくださいね。

最初が肝心!分け方、ファイル名を決める

最初が肝心!分け方、ファイル名を決める

整理の基本は、「分ける」こと。ファイルやデータでも同じです。
このUSBを使用する人みんなが、すぐ探せる分け方を決めましょう。

例えば、

・時系列、イベント別にする
 (引き継ぎ時、廃品回収、お楽しみ会、総会など)
・役職別にする
 (会長、副会長、書記、会計など)
・目的別に分ける
 (回覧板、名簿、収支報告書、地図など)

パソコンに向かいながら分け方を考えると思った以上に時間がかかり大変なので、最初はふせんなどを使ってざっくりメモしてみて、良さそうならパソコンで整理しましょう。

また、ファイル名も統一していけるのが理想ですが、最初か最後に年月日を入れるように決めておくと並べ換えもしやすいですね。

一気に整理しなくてOK!

一気に整理しなくてOK!

引き継いだファイルを勝手に削除することは難しいですよね。
ものの整理と違って、ファイルの整理は内容を把握し、名前の変更をしなければいけないので、とにかく時間と手間がかかります。

USBにまだ余裕があるなら、まずは使用の頻度が高く、重要度の高いファイルをコピーしてわかりやすく整理し、そのほかのものは『過去資料』『今は使っていないファイル』などして保管しておきましょう。

新たな方に引き継ぐ際に、過去のものはここにあると伝えておけば、問題なし!です。

またデータがありすぎる場合、ファイルがエクセルなら同じ内容のものをシートを増やして1つのデータにしておけば数は減り、探しやすくなりますよね。

無理のない範囲で快適にしていきましょう。

コツ・ポイント

パソコンに向かうと思った以上に時間がかかり大変なので、最初は付箋などを使ってメモし、良さそうならパソコンで整理しましょう。

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