Tree の メンバーは 9人 そのうち イベントなどに出店してるのは8人です。多くのハンドメイドイベントでは 1ブース 2×2メートル 会議テーブル1台 なんてところも多くあります。
その中に 8人分の個性豊かな商品、小物だけではなく、バックやクラフトかご など大きなものあるので、いかに 並べるか！というのは なかなか大変なのです。
そこで、たまには 各々 好きなだけ 好きなように おきたいよねーという 気持ちが芽生え 開催することにしました。
※写真はとある イベントでのTree ブース (2×2メートル)
まず、いつ開催するか！
今回は 友人がお店(ギャラリー)を午前中貸切りにして座談会(子供を通わせる幼稚園を決めようと思っているママさんたちの座談会)を行うという事だったので、1日貸しきりにしてもらい、私たちは午後 イベントを開催するにしました。その日にちも 私の息子が幼稚園のプレで1日保育になる 木曜日に！とお願いし、9月10日(木)に決定しました。
これで、日にちと場所が決まったわけですが、本来なら 場所探しも重要となります。
どんな人に来てほしいか！で選ぶ場所も変わってきます。私たちは 同世代のママさんたちは勿論 自分たちの親世代の方々にも来てほしいので、駅近くで、駐車場もあり、自分たちの住んでいる近く の場所に決めました。
日時と場所が決まったら……
開催までに いくらかかるか 考える。
予算(会場代、フライヤーなどの広告費、買い物袋などの雑費などなど……) 細かい事まで いくらかかるのか出していきます。 スポンサーなどいない場合、かかった費用は全て 自分たちでまかないます。ここで、しっかりしておかないと…… あとで大変な事になりますよ。
いくらかかるか 出したら、ではそのお金をどう工面するか…… 今回メンバー9人で 割り勘すると…… ちょっと 高額…… ハンドメイドだけっていうのも寂しいので、フード系も 入れることに！ 広さのかんけいで、フードは3店舗に決定！ そして、Treeがいくつかワークショップをしてきた中で、ハンドメイドの楽しさを知った 初心者さんたちが お試しで出店出来るような 小さなスペースを用意しました。50×45㎝ と 小さなスペースですが 出店料1コイン で いくつか用意するとこにしました。 募集分の出店料 で メンバーの出店料も 負担のないくらいの額になりました。
ブース数も決まったら 出店者の募集をします。
私たちは Treeの Facebookページを使い 告知、募集をしました。フライヤーに出店者名を載せるとなると早めに決定しなくてはなりません。開催は9月10日なので、3カ月前の6月に募集をかけ、6月末位には決定することにしました。これは、なかなかきついスケジュールでした。規模にもよりますが、そんなに大きな規模でもないTreeのイベントでも もう少し余裕があった方がよかったかもしれません 4カ月前の5月頃から動けたらよかったとおもいます。メンバーは皆母、小さな子がいたり、仕事をしていたりで、イベントの事だけに時間を使えるわけではないので……余裕あるに越したことはないです。
フードについては 募集ではなく、こちらから お声をかけさせていただきました。メンバーの1人のご主人が 日本料理店を営んでいて、イベントなど にもよく出店しているので、まずはそこに、お弁当とお総菜(終わるのが夕方のため 自分たちの家の夕飯のたしになれば！との考えで) 、他の2店舗には イベントでご一緒させていただいた、おからマフィン やさんと 焼き菓子やさんに お願いしました。
ここまでて、日時、場所、出店者のなど 大まかなところは 決まりました。
次回は フライヤーの作成、告知の方法などを ご紹介していこうと思います。
あくまでも イベント開催の方法の1例ですので、ご参考までに……
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